pengertian kas kecil
Pengeluaran kas didalam prakteknya, tidak semua dapat dilakukan dengan
menggunakan cek, karena untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil,
sangat tidak efektif bila dilakukan dengan menggunakan cek. Untuk itu
perusahaan biasanya membentuk suatu dana khusus yang disebut dengan
dana kas kecil ( Petty Cash Fund ).
Soemarso ( 2004 ) mendefinisikan dana kas kecil sebagai berikut :
”sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan
digunakan untuk melayani pengeluaran-pengeluaran tertentu. Biasanya
pengeluaran-pengeluran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah
pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak besar,
pengeluaran-pengeluaran lain dilakukan dengan bank ( dengan cek )”.
Dari kutipan di atas jelas bahwa dana ini hanya diperuntukan bagi
pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil yang tidak mungkin
dilakukan dengan menggunakan cek. Oleh sebab itu perusahan perlu
menetapkan mata anggaran apa saja yang bisa dibayarkan dengan
menggunakan kas kecil, dan mata anggaran apa saja yang tidak bisa
dilakukan dengan menggunakan dana tersebut, karena tidak semua
pengeluaran yang jumlahnya kecil layak dibayarkan dengan menggunakan
dana kas kecil. Tetapi ada perkiraan-perkiraan karena alasan tertentu
tidak dibayarkan dengan kas kecil, walaupun jumlahnya relatif kecil.
Dalam sebuah perusahaan yang sudah besar, fungsi dana kas kecil
sangatlah penting untuk menunjang kelancaran aktivitas dari
perusahaan, karena setiap pengeluaran yang relatif kecil tidak efektif
jika dilakukan dengan menggunakan cek disebabkan penarikan cek
memebutuhkan waktu yang lama. Akan tetapi dengan adanya dana kas kecil
semua pengeluaran tersebut dapat dilakukan dengan segera. Biasanya
pengeluaran yang termasuk dalam dana kas kecil itu sifatnya pengeluaran
rutin. Adapun pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil adalah
biaya-biaya:
- Biaya makan minum
- Biaya perlengkapan
- Biaya keperluan kantor
- Serta biaya-biaya lainnya.
Karena fungsinya yang demikian penting, maka pada perusahaan yang
berukuran menengah besar, dana kas kecil ini sudah merupakan kebutuhan
yang mutlak harus ada. Dapat dibayarkan betapa tidak efesiennya apabila
dana kas kecil ini tidak disediakan anggarannya oleh perusahan
tersebut, karena pada saat akan melakukan pengeluaran uang harus
menunggu pencairan cek terlebih dahulu. Tapi kalau perusahaan tersebut
menyediakan anggaran bagi dana kas kecil, maka setiap melakukan
pengeluaran yang kecil-kecil tidak harus menunggu pencairan cek terlebih
dahulu tetapi bisa langsung pembayarannya mengunakan dana kas kecil
tadi.
Jumlah dana kas kecil yang tersedia ditangan juga tidak boleh terlalu
besar jumlahnya, karena akan menyebabkan sejumlah dana yang menganggur
dan juga dapat menimbulkan resiko kehilangan. Dengan adanya dana kas
kecil yang jumlahnya sesuai kebutuhan, tentu aktivitas perusahaan dapat
berjalan lancar.
Dalam mengelola dana kas kecil ada dua metode yang bisa digunakan yaitu Imprest Fund Method dan Fluctuation Method.
a. Imprest Fund Method
Pada sistem Imprest Fund, Baridwan ( 1992 ) mendefinisikan : ”Didalam
sistem ini jumlah dana dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu
sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk untuk membentuk
dana kas kecil ”
Berdasarkan penjelasan di atas maka dapat diperjelas bahwa pada sistem
Imprest Fund jumlah dana kas kecil selalu konstan dan tidak
berubah-ubah. Biasanya kas kecil ini diisi dengan sejumlash uang yang
telah ditetapkan untuk keperluan pembayarn-pembayaran selama jangka
waktu tertentu, misalnya satu minggu, dua minggu, ataupun sebulan.
Bilamana jangka waktunya telah habis dan jumlah uang dalam kas kecil pun
telah menipis, maka kas kecil diisi kembali dengan menarik dana dari
kas besar sampai dengan jumlah dana yang telah ditetapkan besarnya.
Untuk setiap pengisian kembali dana kas kecil, pemegagang kas kecil
selalu melampirkan kas kecil serta bukti-bukti pendukungnya.
Walaupun secara teoritis ada dua sistem penggelolaan deana kas kecil,
tetapi dalam kenyataanya hampir semua perusahaan yang telah membentuk
dana kas, mengelolanya dengan sistem imprest dengan alasan untuk
mempermudah pengawasan.
Dari penjelasan tersebut maka jelaslah bahwa dana kas kecil yang
dikelola dengan sistem Imprest Fund menghasilkan beberapa keuntungan
bagi pihak perusahaan yaitu untuk mempermudah pengawasan, perhitungan
dan pertaggung jawaban (Accountabilities).
b. Fluctuation Method
Menurut Baridwan ( 1992 ) Fluctuation Method dikatakan ” Dalam sistem
fluktuasi saldo rekening kas kecil tetap, tetapi berfluktuasi sesuai
dengan jumlah pengisisan kembali dan pengeluran- pengeluaran dari kas
kecil ”.
Dari definisi diatas maka dapat kita ambil kesimpulan bahwa Fluctuation
Method merupakan suatu sistem penggeloalaan dana kas kecil yang saldo
rekeningnya tidak tetap dan tergantung pada besar kecilnya pengeluaran
yang terjadi untuk periode tertentu, misalnya dalam waktu dua minggu,
sebulan dan sebagainya.
Pada sistem ini rekening kas kecil yang diselenggarakan harus
menunjukkan saldo pada setiap saat sebesar jumlah dana kas kecil yang
ada ditangan pemegang dana kas kecil.
Ada beberapa prosedur yang perlu dilakukan untuk melaksanakan dana kas kecil
a. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Tahap pertama dalam menetapkan dana kas kecil adalah mentaksir jumlah
dana yang diperlukan untuk kas kecil tersebut. Setelah jumlah ini
ditentukan kita misalkan sejumlah Rp. 150.000,-, maka akan ditarik
selembar cek untuk sejumlah dana tersebut dan dibuat pencacatan untuk
dana kas kecil. Ayat jurnal yang harus dibuat adalah sebagai berikut:
Kas kecil Rp. 150.000,-
Kas/Bank Rp. 150.000,-
Pencacatan yang dilakukan pada sistem Imprest Fund dan pada sistem
fluctuation adalah sama yaitu dengan mendebet kas kecil dan mengkredit
perkiraan kas atau bank ( yang dimaksud kas di sini adalah kas besar ).
b. Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil
Untuk pengeluaran-pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil perlu
dibuat bukti pengeluaran kas kecil ( petty cash record ). Tabel 1-1
memperlihatkan contoh bukti pengeluaran kas kecil (petty cash voucher ).
Tabel 1-2 memperlihatkan contoh kas kecil (petty cash record).
http://muttaqinhasyim.wordpress.com/2009/05/14/pengertian-dan-fungsi-dana-kas-kecil-petty-cash-fund/
Pengertian Kas Kecil
Kas kecil adalah uang yang disediakan untuk
membayar pengeluaran-pengeluaran yang
jumlahnya relatif kecil, dan tidak ekonomis
bila dibayar dengan cek.
Dana kas kecil dipisahkan dari kas besar dan
diserahkan kepada seorang kasir kas kecil,
yang akan mempertanggungjawabkan setiap
pengeluaran. Adapun pemengang kas kecil
bisa diserahkan kepada staf yang ada di unitunit
kerja.
Kas kecil ini biasa disimpan di dalam cash
register, dan besarnya jumlah kas kecil
berdasarkan kebutuhan atau pengeluaran yang sifatnya relatif tetap dari masing-masing unit kerja
dalam jangka waktu tertentu.
Pembayaran melalui Kas Kecil
Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang. Bukti
pengeluaran nya harus disimpan bersamaan dengan sisa uang yang ada pada cash box, karena
pemegang kas kecil harus dapat mempertanggungjawabkan uang yang diserahkan. Jadi
pemengang kas kecil harus membuat bukti pembukuan (Voucher) sehingga pemengang kas kecil
dapat membuktikan dan menunjukkan uang yang tersisa ditambah dengan seluruh jumlah
pengeluaran yang tertera dalam bukti pengeluaran berjumlah sama dengan jumlah keseluruhan.
Bukti pembukuan kas kecil (voucher) harus mencantumkan secara jelas nomor vocher, empat,
tanggal pengeluaran, pihak yang dibayar, pihak yang menerima pembayaran , perkiraan, jumlah
barang, harga, nama dan tandatangan pihak yang berwenang.
Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk hal-hal sbb:
1. Pengeluaran kas kecil, biasanya sudah ditentukan batas maksimum setiap terjadi
pengeluaran-pengeluaran
2. Pengeluaran kas kecil tidak dibolehkan untuk pemberian pinjaman pada staf
3. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemengang kas kecil
4. Bila ada bukti-bukti pembayaran, seperti kwitansi, faktur atau bukti-bukti pendukung
lainnya harus dilampirkan pada bukti pengeluaran kas.
Pengisian Kas Kecil
Jadi bila jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil sudah menipis, maka dana harus diisi
dengan cara :
1. Pemegang kas kecil mengajukan permintaan pada bendahara kas
2. Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti
pengeluaran kas kecil.
3. Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas akan memberi tanda
persetujuan pada formulir permintaan dan memberikan dana sebesar jumlah kas kecil
yang telah dikeluarkan.
Metode Imprest
Adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil selalu tetap. Setiap
terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung melalukan pencatatan, tapi hanya
mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya.
Pada waktu yang telah ditetapkan, bila dana kas kecil sudah hampir habis baru dilakukan
pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, kemudian pemegang kas kecil mengajukan
pembentukan dana kas kecil kepada bendahara kas yang besarnya sesuai dengan pembukuan dan
bukti-bukti pengeluaran, sehingga dana kas kecil tetap dalam jumlah semula.
Langkah-langkah operasional metode imprest sbb:
1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diserahi sejumlah uang tunai
untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi
kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.
2. Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran .
3. Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil melakukan pembentukan dana kas kecil
kembali yaitu dengan mengisi sebesar jumlah pengeluaran.
Keuntungan metode imprest :
Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu setiap kali terjadi
pembelian atau pengeluaran kas kecil.
Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.
Metode Fluktuasi
Pengisian kas kecil pada waktu tertentu selalu sama setiap terjadi pengeluaran. Pemengang kas
kecil harus melakukan pencatatan dengan mengkredit kas kecil setiap terjadi pengeluaran kas
kecil.
Karena pengeluaran setiap periode tidak sama, sedangkan pengisian dana kas kecil pada setiap
periode dalam jumlah yang sama, maka jumlah rekening kas kecil akan selalu berubah sesuai
dengan fluktuasi pengeluaran yang terjadi. Pengertian Kas Kecil
Kas kecil adalah uang yang disediakan untuk
membayar pengeluaran-pengeluaran yang
jumlahnya relatif kecil, dan tidak ekonomis
bila dibayar dengan cek.
Dana kas kecil dipisahkan dari kas besar dan
diserahkan kepada seorang kasir kas kecil,
yang akan mempertanggungjawabkan setiap
pengeluaran. Adapun pemengang kas kecil
bisa diserahkan kepada staf yang ada di unitunit
kerja.
Kas kecil ini biasa disimpan di dalam cash
register, dan besarnya jumlah kas kecil
berdasarkan kebutuhan atau pengeluaran yang sifatnya relatif tetap dari masing-masing unit kerja
dalam jangka waktu tertentu.
Pembayaran melalui Kas Kecil
Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang. Bukti
pengeluaran nya harus disimpan bersamaan dengan sisa uang yang ada pada cash box, karena
pemegang kas kecil harus dapat mempertanggungjawabkan uang yang diserahkan. Jadi
pemengang kas kecil harus membuat bukti pembukuan (Voucher) sehingga pemengang kas kecil
dapat membuktikan dan menunjukkan uang yang tersisa ditambah dengan seluruh jumlah
pengeluaran yang tertera dalam bukti pengeluaran berjumlah sama dengan jumlah keseluruhan.
Bukti pembukuan kas kecil (voucher) harus mencantumkan secara jelas nomor vocher, empat,
tanggal pengeluaran, pihak yang dibayar, pihak yang menerima pembayaran , perkiraan, jumlah
barang, harga, nama dan tandatangan pihak yang berwenang.
1. Pengeluaran kas kecil, biasanya sudah ditentukan batas maksimum setiap terjadi
pengeluaran-pengeluaran
2. Pengeluaran kas kecil tidak dibolehkan untuk pemberian pinjaman pada staf
3. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemengang kas kecil
4. Bila ada bukti-bukti pembayaran, seperti kwitansi, faktur atau bukti-bukti pendukung
lainnya harus dilampirkan pada bukti pengeluaran kas.
Pengisian Kas Kecil
Jadi bila jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil sudah menipis, maka dana harus diisi
dengan cara :
1. Pemegang kas kecil mengajukan permintaan pada bendahara kas
2. Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti
pengeluaran kas kecil.
3. Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas akan memberi tanda
persetujuan pada formulir permintaan dan memberikan dana sebesar jumlah kas kecil
yang telah dikeluarkan.
Metode Imprest
Adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil selalu tetap. Setiap
terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung melalukan pencatatan, tapi hanya
mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya.
Pada waktu yang telah ditetapkan, bila dana kas kecil sudah hampir habis baru dilakukan
pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, kemudian pemegang kas kecil mengajukan
pembentukan dana kas kecil kepada bendahara kas yang besarnya sesuai dengan pembukuan dan
bukti-bukti pengeluaran, sehingga dana kas kecil tetap dalam jumlah semula.
Langkah-langkah operasional metode imprest sbb:
1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diserahi sejumlah uang tunai
untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi
kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.
2. Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran .
3. Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil melakukan pembentukan dana kas kecil
kembali yaitu dengan mengisi sebesar jumlah pengeluaran.
Keuntungan metode imprest :
Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu setiap kali terjadi
pembelian atau pengeluaran kas kecil.
Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.
Metode Fluktuasi
Pengisian kas kecil pada waktu tertentu selalu sama setiap terjadi pengeluaran. Pemengang kas
kecil harus melakukan pencatatan dengan mengkredit kas kecil setiap terjadi pengeluaran kas
kecil.
Karena pengeluaran setiap periode tidak sama, sedangkan pengisian dana kas kecil pada setiap
periode dalam jumlah yang sama, maka jumlah rekening kas kecil akan selalu berubah sesuai
dengan fluktuasi pengeluaran yang terjadi. Pengertian Kas Kecil
Kas kecil adalah uang yang disediakan untuk
membayar pengeluaran-pengeluaran yang
jumlahnya relatif kecil, dan tidak ekonomis
bila dibayar dengan cek.
Dana kas kecil dipisahkan dari kas besar dan
diserahkan kepada seorang kasir kas kecil,
yang akan mempertanggungjawabkan setiap
pengeluaran. Adapun pemengang kas kecil
bisa diserahkan kepada staf yang ada di unitunit
kerja.
Kas kecil ini biasa disimpan di dalam cash
register, dan besarnya jumlah kas kecil
berdasarkan kebutuhan atau pengeluaran yang sifatnya relatif tetap dari masing-masing unit kerja
dalam jangka waktu tertentu.
Pembayaran melalui Kas Kecil
Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang. Bukti
pengeluaran nya harus disimpan bersamaan dengan sisa uang yang ada pada cash box, karena
pemegang kas kecil harus dapat mempertanggungjawabkan uang yang diserahkan. Jadi
pemengang kas kecil harus membuat bukti pembukuan (Voucher) sehingga pemengang kas kecil
dapat membuktikan dan menunjukkan uang yang tersisa ditambah dengan seluruh jumlah
pengeluaran yang tertera dalam bukti pengeluaran berjumlah sama dengan jumlah keseluruhan.
Bukti pembukuan kas kecil (voucher) harus mencantumkan secara jelas nomor vocher, empat,
tanggal pengeluaran, pihak yang dibayar, pihak yang menerima pembayaran , perkiraan, jumlah
barang, harga, nama dan tandatangan pihak yang berwenang.
Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk hal-hal sbb:
1. Pengeluaran kas kecil, biasanya sudah ditentukan batas maksimum setiap terjadi
pengeluaran-pengeluaran
2. Pengeluaran kas kecil tidak dibolehkan untuk pemberian pinjaman pada staf
3. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemengang kas kecil
4. Bila ada bukti-bukti pembayaran, seperti kwitansi, faktur atau bukti-bukti pendukung
lainnya harus dilampirkan pada bukti pengeluaran kas.
Pengisian Kas Kecil
Jadi bila jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil sudah menipis, maka dana harus diisi
dengan cara :
1. Pemegang kas kecil mengajukan permintaan pada bendahara kas
2. Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti
pengeluaran kas kecil.
3. Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas akan memberi tanda
persetujuan pada formulir permintaan dan memberikan dana sebesar jumlah kas kecil
yang telah dikeluarkan.
Metode Imprest
Adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil selalu tetap. Setiap
terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung melalukan pencatatan, tapi hanya
mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya.
Pada waktu yang telah ditetapkan, bila dana kas kecil sudah hampir habis baru dilakukan
pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, kemudian pemegang kas kecil mengajukan
pembentukan dana kas kecil kepada bendahara kas yang besarnya sesuai dengan pembukuan dan
bukti-bukti pengeluaran, sehingga dana kas kecil tetap dalam jumlah semula.
Langkah-langkah operasional metode imprest sbb:
1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diserahi sejumlah uang tunai
untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi
kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.
2. Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran .
3. Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil melakukan pembentukan dana kas kecil
kembali yaitu dengan mengisi sebesar jumlah pengeluaran.
Keuntungan metode imprest :
Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu setiap kali terjadi
pembelian atau pengeluaran kas kecil.
Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.
Metode Fluktuasi
Pengisian kas kecil pada waktu tertentu selalu sama setiap terjadi pengeluaran. Pemengang kas
kecil harus melakukan pencatatan dengan mengkredit kas kecil setiap terjadi pengeluaran kas
kecil.
Karena pengeluaran setiap periode tidak sama, sedangkan pengisian dana kas kecil pada setiap
periode dalam jumlah yang sama, maka jumlah rekening kas kecil akan selalu berubah sesuai
dengan fluktuasi pengeluaran yang terjadi. Pengertian Kas Kecil
Kas kecil adalah uang yang disediakan untuk
membayar pengeluaran-pengeluaran yang
jumlahnya relatif kecil, dan tidak ekonomis
bila dibayar dengan cek.
Dana kas kecil dipisahkan dari kas besar dan
diserahkan kepada seorang kasir kas kecil,
yang akan mempertanggungjawabkan setiap
pengeluaran. Adapun pemengang kas kecil
bisa diserahkan kepada staf yang ada di unitunit
kerja.
Kas kecil ini biasa disimpan di dalam cash
register, dan besarnya jumlah kas kecil
berdasarkan kebutuhan atau pengeluaran yang sifatnya relatif tetap dari masing-masing unit kerja
dalam jangka waktu tertentu.
Pembayaran melalui Kas Kecil
Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang. Bukti
pengeluaran nya harus disimpan bersamaan dengan sisa uang yang ada pada cash box, karena
pemegang kas kecil harus dapat mempertanggungjawabkan uang yang diserahkan. Jadi
pemengang kas kecil harus membuat bukti pembukuan (Voucher) sehingga pemengang kas kecil
dapat membuktikan dan menunjukkan uang yang tersisa ditambah dengan seluruh jumlah
pengeluaran yang tertera dalam bukti pengeluaran berjumlah sama dengan jumlah keseluruhan.
Bukti pembukuan kas kecil (voucher) harus mencantumkan secara jelas nomor vocher, empat,
tanggal pengeluaran, pihak yang dibayar, pihak yang menerima pembayaran , perkiraan, jumlah
barang, harga, nama dan tandatangan pihak yang berwenang.
Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk hal-hal sbb:
1. Pengeluaran kas kecil, biasanya sudah ditentukan batas maksimum setiap terjadi
pengeluaran-pengeluaran
2. Pengeluaran kas kecil tidak dibolehkan untuk pemberian pinjaman pada staf
3. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemengang kas kecil
4. Bila ada bukti-bukti pembayaran, seperti kwitansi, faktur atau bukti-bukti pendukung
lainnya harus dilampirkan pada bukti pengeluaran kas.
Pengisian Kas Kecil
Jadi bila jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil sudah menipis, maka dana harus diisi
dengan cara :
1. Pemegang kas kecil mengajukan permintaan pada bendahara kas
2. Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti
pengeluaran kas kecil.
3. Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas akan memberi tanda
persetujuan pada formulir permintaan dan memberikan dana sebesar jumlah kas kecil
yang telah dikeluarkan.
Metode Imprest
Adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil selalu tetap. Setiap
terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung melalukan pencatatan, tapi hanya
mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya.
Pada waktu yang telah ditetapkan, bila dana kas kecil sudah hampir habis baru dilakukan
pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, kemudian pemegang kas kecil mengajukan
pembentukan dana kas kecil kepada bendahara kas yang besarnya sesuai dengan pembukuan dan
bukti-bukti pengeluaran, sehingga dana kas kecil tetap dalam jumlah semula.
Langkah-langkah operasional metode imprest sbb:
1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diserahi sejumlah uang tunai
untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi
kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.
2. Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran .
3. Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil melakukan pembentukan dana kas kecil
kembali yaitu dengan mengisi sebesar jumlah pengeluaran.
Keuntungan metode imprest :
Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu setiap kali terjadi
pembelian atau pengeluaran kas kecil.
Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.
Metode Fluktuasi
Pengisian kas kecil pada waktu tertentu selalu sama setiap terjadi pengeluaran. Pemengang kas
kecil harus melakukan pencatatan dengan mengkredit kas kecil setiap terjadi pengeluaran kas
kecil.
Karena pengeluaran setiap periode tidak sama, sedangkan pengisian dana kas kecil pada setiap
periode dalam jumlah yang sama, maka jumlah rekening kas kecil akan selalu berubah sesuai
dengan fluktuasi pengeluaran yang terjadi.
Pembayaran melalui Kas Kecil
Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang. Bukti
pengeluaran nya harus disimpan bersamaan dengan sisa uang yang ada pada cash box, karena
pemegang kas kecil harus dapat mempertanggungjawabkan uang yang diserahkan. Jadi
pemengang kas kecil harus membuat bukti pembukuan (Voucher) sehingga pemengang kas kecil
dapat membuktikan dan menunjukkan uang yang tersisa ditambah dengan seluruh jumlah
pengeluaran yang tertera dalam bukti pengeluaran berjumlah sama dengan jumlah keseluruhan.
Bukti pembukuan kas kecil (voucher) harus mencantumkan secara jelas nomor vocher, empat,
tanggal pengeluaran, pihak yang dibayar, pihak yang menerima pembayaran , perkiraan, jumlah
barang, harga, nama dan tandatangan pihak yang berwenang.
Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk hal-hal sbb:
1. Pengeluaran kas kecil, biasanya sudah ditentukan batas maksimum setiap terjadi
pengeluaran-pengeluaran
2. Pengeluaran kas kecil tidak dibolehkan untuk pemberian pinjaman pada staf
3. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemengang kas kecil
4. Bila ada bukti-bukti pembayaran, seperti kwitansi, faktur atau bukti-bukti pendukung
lainnya harus dilampirkan pada bukti pengeluaran kas.
Pengisian Kas Kecil
Jadi bila jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil sudah menipis, maka dana harus diisi
dengan cara :
1. Pemegang kas kecil mengajukan permintaan pada bendahara kas
2. Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti
pengeluaran kas kecil.
3. Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas akan memberi tanda
persetujuan pada formulir permintaan dan memberikan dana sebesar jumlah kas kecil
yang telah dikeluarkan.
Metode Imprest
Adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil selalu tetap. Setiap
terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung melalukan pencatatan, tapi hanya
mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya.
Pada waktu yang telah ditetapkan, bila dana kas kecil sudah hampir habis baru dilakukan
pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, kemudian pemegang kas kecil mengajukan
pembentukan dana kas kecil kepada bendahara kas yang besarnya sesuai dengan pembukuan dan
bukti-bukti pengeluaran, sehingga dana kas kecil tetap dalam jumlah semula.
Langkah-langkah operasional metode imprest sbb:
1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diserahi sejumlah uang tunai
untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang diprediksikan dapat memenuhi
kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.
2. Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran .
3. Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil melakukan pembentukan dana kas kecil
kembali yaitu dengan mengisi sebesar jumlah pengeluaran.
Keuntungan metode imprest :
Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu setiap kali terjadi
pembelian atau pengeluaran kas kecil.
Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal
Pengelolaan Kas Kecil
PENGELOLAAN KAS KECIL
Istilah kas kecil atau Petty Cash sering sekali
kita ketahui dalam kehidupan sehari-hari sedangkan dalam laporan
keuangan, kas kecil itu merupakan akun yang khusus dipergunakan untuk
mendanai transaksi kecil dan rutin. Adapun beberapa karakteristik dasar
dari kas kecil, yaitu:
- Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari jumlah
tertentu yang telah ditentukan oleh pihak Direksi. Tentunya
masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan
kebutuhan operasional perusahaan.
- Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari.
- Disimpan di tempat khusus seperti kotak kecil yang biasanya disebut dengan petty cash box atau bisa juga di dalam amplop.
- Ditangani atau dipegang oleh kasir kas kecil.
Dalam suatu perusahaan kas kecil memiliki peranan penting dalam
kegiatan operasional, terlepas dari material atau tidaknya nilai dari
kas kecil tersebut. Biasanya kas kecil digunakan dalam transaksi kecil
yang terjadi setiap hari mulai sejak awal jam operasional perusahaan di
pagi hari sampai akhir jam operasional di sore atau malam hari.
Sehingga perusahan harus melakukan pengelolaan kas kecil secara baik
karena jika tidak adanya pengelolaan setiap harinya maka dapat
mengganggu kelancaran kegiatan operasional perusahaan. Contohnya
apabila perusahaan kehabisan kas kecil, sedangkan kebutuhannya dalam
pembelian ATK (Alat Tulis Kantor) atau materai harus dipenuhi dengan
cepat, maka tidak mungkin kasir membeli barang tersebut dengan cheque atau debit card. Oleh karena itu ada beberapa tips dalam mengelola kas kecil, yaitu :
a. Menetapkan batas saldo kas kecil
Saat awal pembentukan akun kas kecil, pihak Direksi harus menetapkan
saldo atas kas kecil yang disesuaikan dengan kebutuhan kegiatan
operasional perusahaan dalam suatu jangka waktu tertentu. Sebelum
menentukan hal tersebut, terdapat dua metode pencatatn kas kecil yang
bisa dipilih, yaitu metode imprest dan fluktuatif. Dalam metode
imprest, saldo kas kecil selalu tetap sebesar jumlah saldo yang telah
ditentukan. Biasanya pada akhir periode kasir kas kecil akan minta
pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah
dikeluarkan. Sehingga pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat
pengisian kembali. Sedangkan pada metode fluktuatif saldo kas kecil
tidak tetap tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah
pengeluaran-pengeluaran kas kecil.
b. Menentukan Kasir Kas Kecil
Setelah menetapkan batas saldo, maka harus ada staf yang bertanggung
jawab ataspengelolaan kas kecil atau biasanya disebut kasir kas kecil.
Dikarenakan fungsi kas kecil digunakan dalam transaksi-transaksi kecil
dan sifatnya rutin. Selain itu tidak semua staf bisa dijadikan kasir
karena terdapat beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan dalam
memilih seorang kasir, yaitu: menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu
menangani proses pembelian dalam jumlah kecil, konsisten, jujur dan
menguasai program-program sederhana komputer, misalnya microsoft excel.
Pihak Direksi juga sebaiknya memberikan pelatihan tentang penanganan
kas kecil sebelum kasir memulai tugasnya. Diawali dari memberi petunjuk
tentang tata cara pengisian kembali kas kecil sampai dengan cara-cara
rekonsiliasi kas kecil dan prosedur pembelian.
c. Pengisian Kembali Kas Kecil
Setelah batas saldo dan metode pencatatan kas kecil telah ditentukan, maka Financial Controller
hendaknya memberikan perintah pengisian kepada kasir umum (General
Cashier) dengan menarik kas dari bank. Uang diserahkan kepada kasir kas
kecil lalu dihitung secara fisik dan harus ada serah terima resmi
dimana kasir kas kecil menandatangani tanda terima atas dana yang
diserahkan sekaligus sebagai tanda serah terima tanggung jawab atas
dana tersebut. Apabila suatu saat saldo kas kecil tinggal sedikit maka
kasir kas kecil harus mengajukan permohonan pengisian kembali kepadaFinancial Controller
sesuai dengan metode pencatatan yang digunakan. Misalnya Lembaga A
menggunakan metode imprest dimana saldo kas kecil tiap bulannya Rp. 5
juta, maka kasir kas kecil akan menerima jumlah yang sama tiap
bulannya. Sedangkan Lembaga B menggunakan metode fluktuatif dimana
waktu pengisian kembali kas kecilnya tidak tentu. Sehingga pada minggu
pertama saldo kas kecilnya Rp. 2 juta ternyata pada minggu kedua
tinggal sedikit maka dilakukan pengisian kembali. Jika pada minggu
ketiga saldo kas kecil masih ada, maka tidak perlu diadakan pengisian
kembali.
d. Penggunaan Kas Kecil
Kasir kas kecil hanya boleh mengeluarkan (melakukan pembayaran) kas
kecil untuk permohonan pembayaran atau pembelian yang telah mendapat
persetujuan dariFinancial Controller. Untuk setiap
pengeluaran, kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran kas kecil
yang ditandatangani oleh penerima dana (pembayaran). Setelah itu
transaksi dicatat di dalam buku kas kecil dan bukti pengeluaran
tersebut harus diarsipkan dengan baik.
Setelah dilakukan pengelolaan, kasir kas kecil harus selalu
melakukan penghitungan terhadap fisik kas kecil setiap selesai
melakukan pengeluaran kas kecil. Setelah dihitung, fisik kas kecil
dicocokkan dengan pencatatan pengeluaran kas kecil yang telah dibuat
oleh kasirkas kecil atau lebih dikenal dengan rekonsiliasi kas kecil.
Hal ini akan dapat mengurangi beban pekerjaan pada saat melakukan
rekonsiliasi di penutupan kas kecil setiap harinya.Selain itu Financial Controller
juga harus memeriksa fisik kas kecil dengan catatan yang telah dibuat
oleh kasir kas kecil untuk mengantisipasi adanya kecurangan yang
dilakukan oleh kasir kas kecil.